考察活动场地要注意的177个细节

活动中，任何一项有关场地的细节，都将最终影响活动效果：

• 场地空调不给力热坏了来宾；
  

• 周边在施工嘈杂无比；
  

• 酒店临时接待政府会议遭到踢会

  ……

稍有慎，就踩了大坑。

考察场地，是活动中非常重要的一环，只有验证场地细节是否符合本次活动要求，才能避免风险。

我们在多年的线下活动执行中，逐渐总结出以下177个检查项所组成的检查清单。其中包括：

· 交通类检查项

· 酒店位置检查项

· 嘉宾入场环节场地检查项

· 餐、房、娱乐、体验场地检查项

· 会议场地检查项

· 筹备场地检查项

· 酒店周边设施检查项

· 希望能够帮助你在选择和考察活动场地时，决策更加高效。

1、交通

划重点

参会嘉宾乘坐什么交通工具到来？交通站点到场地要多久？中间的交通情况如何？都要了解和掌控，以免耽误行程。

你还需要考虑站点设置接待嘉宾的位置。避免你在A口举着牌子等嘉宾，嘉宾却在B口出来等不到你。

停车地点与酒店来宾到达口距离太远，如果你需要带领着所有参会来宾从机场的最北头到达停车场的最南头，这样不仅会耽误嘉宾的行程，也会给嘉宾一种不好的体验。

2、酒店位置、经营与报批

划重点

在挑选酒店位置时，一定要选远离施工工地，以免工地施工的噪音让来宾全程无法安静听讲。

如必须使用政府指定会议酒店，一定要提前询问同期是否会有政府会议。不要等邀请函发完了，才被通知临时招开政府会议，所有活动全部取消或更换时间。

3、嘉宾入场环节

划重点

签到处的位置尤为重要，来宾到达现场后，第一眼将看到的就是这里，充当“门面”。所以签到处，一定要选择一个位置明显且相对办理后续手续方便的地方。

客梯。在活动中有部分当地客户没有住宿需求，但遇到酒店客梯需要刷房卡时，要与酒店提前沟通，寻求解决方案。

4、餐、房、娱乐设施

划重点

自助餐厅的环境是否好？是否有独立的区域可以提供给本次活动或是菜品如何？都会影响到来宾参会的心情。

康体娱乐设施要提前确认。曾经在一次活动中，为了让来宾能够在紧张的会议过会放松一下自己的心情，当时特意找了一个环境较好带户外游池的酒店，结果到达后，酒店的泳池正在施工无法正常使用，导致嘉宾体验非常的不好，希望大家能避免这个风险。

5、会议场地

划重点

格外注意，同一时期是否有其他公司预订？有些活动由于人数规模可能用不到酒店的全部宴会厅，勘查场地的时候一定要询问同时间段是否销售将宴会厅的其他部分售出，避免活动的同时相互干扰。

在之前的活动中，酒店承接了一个幼儿园的毕业活动，由于儿童活动具有不可控性，我们第一时间与客户还有酒店销售讨论解决方案，酒店临时增加安保及指引服务员，确保了双方活动的顺利进行。

检查空调温度变化控制的时长，开关位置。有些酒店是中央空调，启动后制冷需要一定时间，在活动中由于人数角度加上AV设备的使用使得会场内的温度较高，让参会嘉宾体验不是很好，故一定要与酒店相关人员沟通到位，了解制冷时间保证嘉宾入场时就有良好的会议体验。

6、筹备区域检查项

划重点

化妆间是否有衣架，化妆镜，卫生间，电源插座。在活动中有些VIP的级别较高要求有独立的化妆间，在勘查场地时要注意化妆间的位置尽量选择在会场同一楼层，且较近的房间。你需要考量酒店推荐的化妆间的环境是否符合VIP的身份，以及酒店是否能够提供化妆镜、衣架。如果没有，需要单独租赁以方便VIP。

由于在化妆过程中有可能存在给头发做造型，还要考虑到是否有电源能给使用吹风机、卷发棒等电器设备。

检查卸货货梯电梯尺寸，确保本次活动制作物能顺利运送到会场。如果电梯过小，可能会变更制作物品的结构及尺寸，如果制作物品中有异形结构且不能进入货梯的，还需要与酒店方协调。

确认电箱数量。为了确保活动中AV设备的正常使用 灯光、音响、视频最好分开接电，以避免相互干扰，与酒店沟通用提供的最大电量以保证互动中所用及的设备能正常使用，在活动方案中也要规划好展区、会场的电量使用，一般主会场用电都较为近且电箱数量都能够有所保障。

另外，Foyer展厅的用电需求要勘查仔细：距离电箱的距离，在接点过程中是否会有安全隐患，是否容易磕绊到参会嘉宾？。如果铺线路过桥板需要多少数量，过桥板的新旧程度都需要考虑在内。

7、酒店周边场地检查项

划重点

照片冲印店的营业时间及制作时间。活动中通常会有集体合影环节，会后会发给每位嘉宾，有一部分嘉宾会提前走，故一定要了解冲印店的营业时间及制作时间，以便把控时间把照片发给每一位嘉宾。

医院位置。在之前的活动中遇到过国外的VIP嘉宾突发急性肠胃炎，需要到医院治疗，且VIP拒绝呼叫120急救车，所以在勘查场地的时候要了解酒店周边的医疗场所，以备不时之需。